Blir det mye overtid? Mange av oss føler på utilstrekkelighet på jobb. Har vi for mange oppgaver, eller er vi rett og slett ikke effektive nok til å fullføre dem innenfor arbeidstiden?
I denne artikkelen får du tips fra GTD-coach Morten Røvik.
Kjenner du deg igjen i dette?
Jeg har en jobb hvor det er forventet at arbeidsoppgavene fullføres i arbeidstiden. Fra arbeidsgivers side er det både med tanke på balanse mellom jobb og privatliv, men også av økonomiske hensyn. For meg virker det som om de færreste kollegene mine jobber noe særlig utover arbeidstiden for å fullføre oppgaver. For i det hele tatt å ha sjans til å bli ferdig opplever jeg til stadighet at jeg må jobbe langt utover arbeidstiden. Selv synes jeg at jeg jobber effektivt, er fokusert på det jeg skal gjøre, og bruker minimalt med tid på ting jeg ikke bør gjøre. Likevel rekker jeg altså ikke å fullføre arbeidsoppgavene.
Er jeg rett og slett bare tregere enn alle andre, eller er det for mange oppgaver på for lite tid? Hvordan kan jeg eventuelt jobbe raskere for å unngå overtidsjobbing?
Det er i utgangspunktet kun to grunner til at du føler at du må jobbe overtid. Enten så har du faktisk for mye å gjøre, eller så gjennomfører du ikke oppgavene effektivt nok. Altså, du bruker for lang tid på dem.
For mye å gjøre
Om du har mer å gjøre enn dine kollegaer, rent faktisk, så er det ikke rart at du bruker lengre tid på å komme igjennom. Og jeg vil uansett anbefale deg å ta deg tid til å lage to lister.
– En for ansvarsområder som du mener at du har ansvar for på jobben.
– Og en for de aktive prosjektene som du jobber med knyttet til ansvarsområdene dine.
Les sakte igjennom begge listene og reflekter over om du faktisk kan klare å komme igjennom dette innenfor arbeidstiden. Og om svaret på dette er nei, så foreslår jeg en prat med sjefen om bedre fordeling i teamet/avdelingen. Sjefen er allerede motivert for å hjelpe deg med å unngå overtid høres det ut som.
Om svaret ditt er ja – dette skal det være mulig å komme igjennom – så må du lete etter måter å jobbe mer effektivt.
Du skriver at du mener du selv er effektiv og fokusert, og at du ikke gjør ting du ikke bør gjøre. Jeg tror likevel de fleste har mye å hente på å bli mer bevisst på bedre oppgavehåndteringsvaner.
Jobbe mer effektivt
Rådene under bygger på Getting Things Done (GTD) metodikken til forfatter og produktivitetsekspert David Allen. Han hevder det er mulig å bli opp mot 40 % mer produktiv ved å slutte å bruke hodet som system for alle disse “må ikke glemme”-tingene de fleste bærer på.
Skriv alt ned
Ved å skrive ned alt som du skal gjøre noe med, et sted der du kan se dem senere, blir det enda lettere å fokusere på å gjøre den ene oppgaven foran deg raskere, med høyere kvalitet og med mindre feil. Så ha alltid noe å skrive med og på ved siden av deg når du jobber. Og når en tanke oppstår om noe, som ikke er å fokusere på oppgaven foran deg, så skriv den ned raskt, uten å bruke mye tid på den. Alle de tingene som er i hodet ditt og som ikke er ferdige, eller som du bekymrer deg over, drar mer eller mindre bevisst på deg. Parker de utenfor hodet og du kan jobbe enda mer effektivt.
Tydeliggjør
Når du tydeliggjør så handler det om å identifisere om noe skal gjøres noe med og i så fall helt konkret og fysisk hva. Det kaller Allen for Neste handlinger.
Neste handling – hvordan ser gjøre ut?
Neste handlinger kjennetegnes av at de har et verb i seg og at du har alt du trenger for å gjennomføre. Eks: “Ole ang hytte” er ikke en god Neste handling. Men “SMS til Ole angående lån av hytte” er. Lag en liste på papir, eller på PC, eller mobilen du kaller for Neste handlinger. Og skriv den Neste handlingen ned der.
Ønsket utfall – hvordan ser ferdig ut?
Et Ønsket utfall identifiserer hvordan målstreken din ser ut. Når dette er ferdig og vellykket gjennomført – hva er sant da? I vårt eksempel over kan det ønskede utfallet være “Flott og koselig helg på Oles hytte gjennomført”. Du oppretter en liste du kaller “Ønskede utfall jobb” (denne kan erstatte prosjektlisten nevnt over) og en for “Ønskede utfall privat” i samme verktøy du laget Neste handlingslisten.
Det å ha mest mulig komplette Ønskede utfall-lister er nødvendig for å jobbe effektivt. De vil gi hjernen din trygghet for at ingenting glipper og at du får mer oversikt og kontroll over jobben.
Reflekter før gjøre
Skal du etablere og holde oversikt og kontroll på jobben må du sette av tid fast i uken til en Ukentlig revisjon. Sett av en time i kalenderen og gjør deg utilgjengelig når den skal gjennomføres.
Underveis ser du over kalenderen en uke eller to tilbake og to til tre uker frem i tid og se etter om noe har glippet eller som du må forberede deg på.
Se gjennom listene dine og kryss av ting som er gjort og før på nye.
På denne måten får du mer gjort av de riktige tingene. Lykke til! Vil du ha mer hjelp, se våre kurs her.
