Jeg er glad i å reise, gjerne til nye og ukjente steder. Jeg studerer kart, bruker GPSen, og har rutetabellen for t-banen innen rekkevidde slik at jeg kommer meg dit jeg skal uten å bruke mer tid enn jeg må. I hverdagen finner jeg kartene mine i Getting Things Done-systemet. Kalenderen min, listene over prosjekter og neste handlinger inneholder det jeg trenger for å holde meg på riktig kurs. For at disse skal være til nytte for meg, må jeg se på dem jevnlig, og justere kursen om nødvendig. Steg fire i GTD-metodikken – revidere – handler om nettopp dette.
Et system du kan stole på
Mange opplever at de er mest fornøyd med arbeidet sitt rett før de tar ferie. Hvorfor det? Jo, da ser de over kalenderen, eposten, arkivet og oppgavelistene, og avslutter, delegerer eller utsetter arbeidet, slik at de kan slappe av mest mulig i ferien. Mitt forslag er at du gjør dette en gang i uka istedenfor en gang i året. Da kan du lettere stole på magefølelsen resten av tiden. Her er noen tips til hvordan du kan gjennomføre en Ukentlig revisjon av systemet ditt.
Tøm alt
Samle, behandle og organiser alt som du ikke har fått gjort i løpet av uka. Det kan være kvitteringer, visittkort, møtenotater eller epost. I tillegg, skriv ned alt annet som har oppmerksomheten din og ta de nødvendige beslutningene om hva som skal til for å få gjort noe med det.
Kom deg ajour
Sørg for at systemet ditt er oppdatert. Hjernen din er altfor smart til å stole på et utdatert system, og vil i slike tilfeller ta over jobben med å minne deg på forpliktelsene dine. Et oppdatert system frigjør altså mye mental kapasitet.
I tillegg bør du jevnlig vurdere om du har de kartene du trenger i de situasjonene du befinner deg i. GTD-metodikken anbefaler å sortere listene med neste handlinger etter kontekst, men hvilke kontekster trenger du? Hvis du opplever at du i en eller flere situasjoner glemmer ting, er stresset, eller usikker på hva du skal gjøre, så kan det være tegn på at du må forbedre systemet ditt. GTD er svært fleksibelt, og vil tilpasse seg din virkelighet, uansett hvor kompleks eller enkel den er.
Vær kreativ
Rett og slett benytt deg av den mentale kapasiteten som du har frigjort gjennom de to forrige stegene til å fange opp nye, spennende og innovative ideer.
Når du nå har oppdaterte kart i form av kontekst-baserte lister, er det viktig å utføre arbeidet ditt mest mulig produktivt, uten unødvendig stress og mas. Neste artikkel handler om dette – det femte og siste steget i GTD-metodikken: Utføre.
Hilsen
Espen Agøy Hegge
Certified GTD Trainer
Ble du inspirert av dette og ønsker å lære mer? Delta på webinar i Guidet Ukentlig Revisjon. OBS! webinar er kun tilgjengelig for de som har deltatt på et seminar.
