Visste du at de aller fleste ikke vet hvordan de kan spille på lag med hjernen sin når de behandler epost? Isteden for å dra nytte av all den kunnskapen som nå er tilgjengelig om hvordan hjernen vår fungerer, jobber vi på en måte som bruker opp unødvendig mye av vår mentale kapasitet. Behandle er det andre steget i Getting Things Done-metoden, og det handler i bunn og grunn om å bruke hodet riktig.

Ta kontrollen tilbake

Hvem har vel ikke opplevd å miste kontrollen over epost-innboksen? Vi snur ryggen til den bare et øyeblikk, og plutselig er den fylt til randen. GTD hjelper deg både med å opprettholde kontrollen fra dag til dag, og til å ta kontrollen tilbake de gangene det glipper. Nøkkelen ligger i å behandle hver enkelt epost i innboksen ved hjelp av tre enkle spørsmål.

Behandle epost – bruk hodet og still deg selv tre spørsmål

Først av alt, hvis du vil bruke hodet riktig, så sett av tid i kalenderen til å behandle epost. Ikke gjør dette innimellom alle andre oppgaver, men prøv å sette av nok tid hver dag til at du kan få tømt innboksen helt. Noe av det vi kaster bort mest energi på i løpet av arbeidsdagen er ved å bytte mellom ulike oppgaver. Prøv å tømme hele innboksen i en økt, så sparer du mye energi.

1. For hver epost du har i innboksen din, spør: Hva er dette? Det høres kanskje veldig banalt ut, men når du får eposter som er vage eller vanskelige å håndtere, så er det helt nødvendig for å komme videre.
2. Neste spørsmål er: Kan jeg handle på dette? Er det noe i denne eposten som krever en handling fra meg? Hvis svaret er nei, kast det eller arkiver det, og ikke tenk mer på saken. Da har du fått sortert vekk alt som ikke krever en handling fra deg.
3. Hvis eposten kan handles på, så er siste spørsmål slik: Hva er den neste, fysiske, synlige handlingen som vil gi saken eller prosjektet fremdrift? Ta denne beslutningen når du behandler epost, så sparer du deg selv for mye unødvendig tidsbruk. En gjennomsnittlig nordmann leser nemlig hver epost 12 ganger. Hvis du tar en beslutning første gang du leser den, og så fjerner eposten fra innboksen din, så er du allerede 12 ganger så effektiv som de fleste andre i dette landet.

Denne teknikken kan også brukes på andre ting enn epost, slik som tanker og ideer, eller fysisk post. Slike ting har en tendens til å hope seg opp, og hvis vi ikke bruker hodet og behandler disse haugene med løse tråder jevnlig, så tar de opp viktig plass i hodet vårt. Vil du fylle opp hodet med gamle løse tråder og epost, eller rydde plass for nye og kreative tanker og ideer? Valget er ditt.

Når beslutningen om hver epost er tatt, så må resultatet selvfølgelig parkeres på et sted du stoler på slik at du finner det igjen når du trenger det. Det skriver jeg om i neste artikkel, som handler om steg tre i GTD – Organisere.