Jeg kjenner ofte på frustrasjonen av å ikke få ting gjort. Det starter ofte med at jeg har mange flere ting som skal gjøres enn det jeg har tid til. Jeg skjønner ikke hvor jeg skal begynne. Jeg har laget mange lister, så jeg vet hva som skal gjøres, men jeg kommer bare ikke igang med noen av dem. Plutselig oppdager jeg at jeg har brukt de siste 20 minuttene på Instagram, og har nå enda dårligere tid enn før. Hvordan kan jeg komme igang, og hvordan kan jeg vite at jeg gjør de riktige tingene?

Hilsen “overveldet”

Kjære “overveldet”!

De fleste kan iblant oppleve at forpliktelsene våre krever mer tid enn de 24 timene i døgnet vi har til rådighet. Det tror jeg ikke vi får gjort noe med på kort sikt. Det hver enkelt av oss trenger, er et system for å håndtere disse forpliktelsene på en måte vi er fornøyde med. Getting Things Done er en enkel metodikk som gjennom fem steg hjelper deg å få kontroll over enhver situasjon eller forpliktelse. De tre første stegene – Samle, Behandle og Organisere – hjelper deg å lage et godt og oversiktlig system. Steg fire – Revidere – sørger for at systemet ditt til enhver tid er oppdatert, mens steg fem – Utføre – gir deg nyttige verktøy for å bruke tiden din riktig, og gjøre de riktige tingene først.

De riktige tingene først

Hvis du allerede har gode aksjonslister som du reviderer regelmessig, så har du det beste utgangspunktet for å gjøre de riktige tingene først. Da slipper du nemlig å bruke hodet ditt som system. Korttidsminnet i hjernen vår lekker som en sil, og det er svært begrenset hvor mange ulike ting vi kan holde styr på samtidig. Et system utenfor hodet, enten det er digitalt eller papirbasert, har derimot ingen slike begrensninger. I tillegg kan du sortere og vurdere de ulike forpliktelsene dine opp mot hverandre når du har dem samlet på ett sted.

Det første tipset mitt handler derfor om å rydde litt i listene dine. Har du en lang gjøremålsliste, slik at “kjøpe hundemat” og “ringe svigermor om barnepass” står innimellom alt du skal gjøre på kontoret? Lag flere lister, og sorter dem ut fra hva du kan og vil gjøre der du er. Lag en egen liste for “på kontoret”, og en for “ærend”. Du trenger sikkert en liste for “hjemme” også. Hvilke kontekster trenger du i ditt system? Kanskje hadde du blitt enda mer produktiv om du hadde en “på bussen”-liste du kunne sjekke på vei til eller hjem fra jobb? Når du har disse listene, distraheres du ikke så ofte av ting du ikke kan gjøre noe med. Hodet ditt slipper de konstante påminnelsene, og du kan bruke energien din til å gjøre noe produktivt istedet.

Løft blikket

Jeg vil også foreslå at du regelmessig tar deg tid til å løfte blikket, og spørre deg selv “Hvorfor?” Det virker kanskje i overkant enkelt, men det kan være til stor hjelp i den situasjonen du befinner deg i. Mangler du den indre motivasjonen til å bare komme i gang med en oppgave? Spør deg selv hvorfor du gjør dette, og gjenta øvelsen helt til du finner et svar som motiverer deg? Selv de mest hverdagslige gjøremålene er knyttet til en større visjon, et mål eller et prosjekt. Hva er det store bildet? Hva oppnår du, dersom dette blir en suksess?

Hva med når alle oppgavene er viktige, og helst skulle vært ferdige i går? Da lønner det seg også å løfte blikket. Hvilken oppgave vil ha størst verdi for deg, for familien, for bedriften dersom den blir fullført? Ved å bruke litt tid på å tenke gjennom dette, kan du også oppdage at det ligger oppgaver på ditt bord som ikke hører hjemme der. De hører ikke innunder dine ansvarsområder, og kan gjøres bedre av andre enn deg. Prioritering handler også om å vite når en oppgave eller et gjøremål ikke skal løses av deg, men av noen andre. Sørg for at disse ikke blir liggende og samle støv hos deg, og send dem til rette vedkommende.

Vær konkret

En vanlig årsak til at vi ikke kommer igang med arbeidet vårt, er at gjøremålslistene våre ikke er konkrete nok. Da bruker vi mye unødvendig tid og energi på å ha de samme tankene flere ganger. Det leder meg til det tredje tipset mitt: Skriv ned dine neste handlinger. Istedenfor å skrive “mva-termin”, eller “nye ansatte” på gjøremålslista, skriv ned den neste konkrete, synlige handlingen du kan utføre. “Mva-termin” blir til “sende mva-bilag til regnskap” mens “nye ansatte” blir til “gå gjennom stillingsinstruks med nyansatte i januar”. Dette sparer du mye tid og energi på, og du sørger for at hverken Instagram eller den tomme kaffekoppen stjeler din oppmerksomhet like ofte.

Jeg håper at disse tre tipsene hjelper deg i din hverdag, og at følelsen av å bli overveldet av alt mulig sakte, men sikkert, forsvinner.

Hilsen
Espen Agøy Hegge
Certified GTD Trainer