Jeg jobber som mellomleder og har i lang tid kjent på stress og overveldelse. Det er for mange ting jeg ikke rekker over og det går på samvittigheten løs. Hjemme så har jeg to små og kone som jeg har dårlig samvittighet for. Det er for mye på jobben og det plager meg i tankene når jeg er hjemme. Jeg skjønner at jeg hverken gjør en god jobb som far eller som leder. Og det gnager på meg og jeg sover dårlig om natten.
Har du noen gode råd til meg?
Hilsen stressa
Hei Stressa,
Først, du er ikke alene. Det er dessverre mange som opplever dette. De gode nyhetene er at dette er det mulig å komme ut av. Det vil kreve en innsats over tid, men resultatene du får underveis vil motivere deg til å fortsette.
1 Skaff deg først en oversikt over dine ansvarsområder på jobb.
Det er alltid mer å gjøre enn det finnes tid. Og hvordan kan du vite at du gjør en god jobb om du ikke vet hva du måles på. Derfor er det helt nødvendig å skaffe deg en oversikt for å kunne begrense antall oppgaver du tar på deg. Slik at du med god samvittighet kan si nei. Havner noe utenfor ditt ansvarsområde bør din respons være et høflig “nei, beklager”.
Når ansvarsområdene er kartlagt så kan være at du forstår at du rett og slett har ansvar for for mye. Om det er tilfelle så er det lurt med en prat med sjefen for å se om du ikke kan få fjernet noen ansvarsområder. Den samtalen blir så mye enklere for dere begge om du har med deg en skriftlig oversikt.
2 Lær deg å si nei
Dette er mange jeg snakker med som har store problemer med å si nei. Det er mange grunner til det, og alle leder deg ut i uføre.
- Jeg er redd for hva andre skal tro om meg om jeg sier nei: Om du virkelig ønsker å ta vare på deg selv og være en god far, ektefelle og leder så må du tåle å stå i at andre kanskje ikke liker at du sier nei. I min erfaring så er denne frykten for de fleste kun noe tankene dine lurer deg med. Frykten er ofte ikke reell. Prøv å si nei og forklar hvorfor og se hva som skjer: “Jeg har dessverre for mye på tapetet nå til å kunne si med god samvittighet ja til din henvendelse. Beklager.”
- Jeg er redd for å gå glipp av noe: Det er en del av livet å ikke få med seg alt. Du må velge de aller beste bitene og la resten fare.
- Jeg tenker at dette ordner seg, men innerst inne så vet jeg at det ikke vil gjøre det: Spør deg selv “kommer jeg seriøst til å få tid til dette?” Lytt til den indre stemmen og si nei.
- Jeg er tidsoptimist og tror ting tar kort tid når de i virkeligheten tar lang tid: Om du vet at dette er tilfelle for deg så foreslår jeg følgende tilnærming. Forsøk å anslå tiden du tenker dette vil ta og gang så med 3. Det kan være at 3 er litt mye, men det synliggjør din tidsoptimisme. Juster tallet ned når du blir mer en tids-realist. Det blir mye enklere å si nei når du får se hvor lang tid ting faktisk kan ta.
3 Deleger det du kan til andre
Problemene mange identifiserer som showstoppere for å delegere er:
- det er raskere om jeg gjør det selv
- når jeg delegerer så forstår ikke mottaker hva jeg ønsker å oppnå
- jeg må følge opp tett og bruke mye tid på det
- resultatet blir ofte ikke 100%.
Som leder så er det helt nødvendig å jobbe med å lære seg å delegere. I Getting Things Done-metodikken så er det en modell som heter den Naturlige Planleggingsmodellen som hjelper deg til å planlegge og delegere effektivt.
Sammen med den som skal ta oppgaven går du gjennom noen enkle steg og skriver resultatene ned. Først still spørsmålet “hvorfor skal dette gjøres?” og når svaret foreligger så spør “Og hvorfor er det viktig?” mange nok ganger til dere kommer til den egentlige årsaken til at dette skal gjøres.
Så still spørsmålet “hvordan ser dette ut når det er virkelig bra gjennomført? Hva er annerledes da?”. Når det er på plass så er det tid for en brainstorming omkring “hva er det viktig å tenke på her. Hvilke kritiske faktorer finnes?” og når de er kartlagt er tiden inne for å strukturere opp dette i et prosjekt og definere Neste handlinger som setter det hele i gang.
Resten av jobben din blir så å følge opp status på fremdrift.
4 Senk dine interne standarder
Mange som har dine ytre problemer sliter med at deres interne standarder for eget arbeid er urealistisk høye. I denne verden så går ofte 20% av tiden med på lage 80% kvalitet. De siste 20% av kvaliteten krever 80% mer tid. Perfeksjonisme er ikke produktivt og 80% er ofte mer enn godt nok.
“Hastighet vinner over perfeksjon hver gang.” – David Allen
Prøv deg frem med å senke din interne standard og be noen se over det du har gjort. F.eks. sjefen eller en kollega. Og be om tilbakemelding på om dette er godt nok. Ofte så er det det.
5 Tøm hodet hver dag
Sett deg ned hver morgen og hver ettermiddag og skriv hodet tomt for alt som romsterer i tankene dine. Jakt på ting som:
- Du skal gjøre noe med
- Du kanskje skal gjøre noe med
- Du har en bekymring på
Skriv alt ned. Finner du ting som tar mindre enn 2 minutter å gjøre så gjør du bare med en gang. De andre tingene beslutter du så om det er noe du skal/kan gjøre noe med og i så fall hva rent fysisk og parkere dette på en liste over Neste handlinger.
Disse 5 tipsene vil gi deg bedre samvittighet og du vil få gjort mer av de riktige tingene. Og du vil bli mer tilstede i ditt eget liv. Det kommer ikke av seg selv, men dette vil hjelpe deg.
Lykke til!
Hilsen
Morten Røvik
