Mine damer og herrer. Vi er kommet til steg fem i GTD-metodikken, Utføre. Du trodde kanskje du bare kunne sette i gang å gjøre nå? Bare gjøre en hel masse fortløpende? Men den gang ei. Jo da, vi er kommet til selve gjøre-delen, men først skal du få servert de siste triksene slik at du best kan manøvrere deg gjennom ditt eget jobblandskap. Du nærmer deg med stormskritt produktivitets-nirvana, og kan straks få gjort ting som perler på en snor. 

Med kunnskapen fra dette siste GTD-steget vil du bli i stand til å stole på at du er mest mulig hensiktsmessig engasjert i det du gjør. Og det er også målet med metodikken. Å få ting gjort er – kanskje sjokkerende nok – ikke hovedkjernen, selv om navnet tilsier det. Derfor gjentar jeg det en gang til. Målet med GTD er at du er mest mulig hensiktsmessig engasjert i det du gjør til enhver tid. 

For å være hensiktsmessig engasjert har vi identifisert noen kriterier som begrenser oss i arbeidet vi skal utføre, og noen ingredienser som gjør at vi naturlig, bevisst eller ubevisst, velger hva vi skal gjøre.  

De begrensende kriteriene er:

1. Kontekst, hvor er du/hva trenger du?
2. Tid, hvor mye tilgjengelig tid har du til å gjøre?
3. Ressurser, hvor mye mentale krefter har du akkurat nå?

De neste handlingslistene vi sverger til, er kontekstbaserte, så nå er det lurt å hente frem listene dine. Du finner frem listene som matcher stedet du befinner deg på. Sitter du ved PC-en eller på mobilen, er du på kontoret eller er på flyplassen? Ta frem listen som gjelder for der du er. 

Det neste du må spørre deg selv om, er hvor mye tid du har til rådighet. Er det 15 minutter eller en time? Er listene dine satt opp slik at du lett kan åpne og se dem, finner du kjapt frem til den rette arbeidsoppgaven. 

Så kommer det siste hensynet i vurderingen. Hvor opplagt er du? Har du mentale ressurser til et krevende dokument, eller er du litt kokt i toppen? Kanskje du er så toast at det til syvende og sist er mest hensiktsmessig at du ikke gjør noe i det hele tatt. 

Dersom ikke, så fortsetter du å spørre. Hvilke av de neste handlingene du står overfor, gir deg størst utbytte. Da sitter du igjen med den eller de oppgavene du skal utføre på rett sted, til rett tid og med rette ressurser. Gir det mening?

Del to i utføre-steget er en kjapp og superkort innføring i fokushorisonter. Enkelt forklart er det det som er viktig for deg – prioriteringene dine. Dette foregår bevisst eller ubevisst. Jo mer du er klar over hva som er viktig for deg og firmaet og hvorfor, desto lettere velger du de beste prioriteringene.

Nå er det hakket før du kan begynne å utføre, vi skal bare kjapt innom siste del av dette GTD-steget: 

Arbeidets tredelte natur. 

1. Det første er planlagt arbeid, det som ligger fast på kalenderen. 
2. Det andre er alt det uplanlagte som skjer, alt som dukker opp som kommer inn sist og roper høyt. 
3. Den siste delen av arbeidets tredelte natur er at du definerer arbeidet ditt. 

De fleste av oss er nok mest kjent med de to første kategoriene, og sannsynligvis er du ganske normal som lar deg påvirke av alt som kommer sist og roper høyest. Ut ifra kontrollen og oversikten du får gjennom alle GTD-stegene, kan du ta valg du stoler på når noe kommer seilende opp på sidelinjen.

Med andre ord, med kort vei til kalenderen for å få oversikt over hva som ligger fast, kan du ta en rolig og balansert avgjørelse for det som roper høyt, og du kan spørre deg selv: Er dette viktigere enn det jeg har på agendaen fra før? 

Vi ønsker altså at du istedenfor å jobbe ut ifra det som kommer inn sist og roper høyest, eller eposten som noen kaller den, bruker noen sekunder på å vurdere enhver innkommen melding og avgjøre etter to pust hva som er viktigst og riktigst. 

På denne måten får du respekt for din egen arbeidsflyt. Du bruker arbeidsdagen mer bevisst, med mer kontroll og oversikt, og du tar valg du stoler på. Jobber du med ressursene dine istedenfor mot dem, hjelper du din egen produktivitet. Du går fra reaktiv til proaktiv og tenker ut hvilke uplanlagte arbeidsoppgaver som skal få invadere jobbhverdagen din.

Hvis du ikke gjør det, risikerer du å havne i travel-fella og kan bli reaktiv bare på grunn av en beskjed om å kjøpe to melk på vei hjem, fordi melken velta stresslasset. 

Da lurer jeg bare på en siste ting. Kjenner du deg selv? Er du klar over når du jobber best med de lange tankene, og når du jobber mer ukonsentrert og kan ta unna masse korte små arbeidsoppgaver? 

Dersom du kjenner arbeidssyklusen din, kan du sette av den rette tiden i arbeidshverdagen til å skrive søknader, strategier eller store rapporter. Dette gjør du når du er i din prime-time, som for de aller fleste er før lunsj. 

Jeg anbefaler deg ikke gjøre som jeg pleide: Jeg skreiv de store kompliserte dokumentene når jeg hadde ro rundt meg, og det skjedde ikke på kontoret, tenkte jeg, og ei heller før barna var i seng. Det var sånt jeg holdt på med mellom tjuetonullnull og midnatt.

Jeg tenkte ikke på at jeg ville bruke dobbelt så lang tid, og at det til og med var en overhengende fare for at jeg skulle levere et dårligere produkt enn om jeg hadde tatt hensyn til at jeg jobbet raskere og bedre, på andre tider av døgnet. Seig som jeg var, så trøtt i hodet at jeg knapt klarte å fylle oppvaskmaskina – en oppgave som nå for øvrig står på @hjernedød-lista mi – skulle jeg altså rett etter oppvasken sette i gang å jobbe med tunge dokumenter. Var det så lurt? 

Det mest hensiktsmessige ville antakelig vært å legge meg og heller starte tidlig dagen etter. Jeg vet bedre nå og gir meg selv arbeidsro med å skru av varslinger, i min beste arbeidstid, når behovet er der. Det kommer alle til gode, inklusiv meg selv.

Så hvordan kan du vite at du er hensiktsmessig engasjert? 

Det er når du er helt og fullt til stede, har valgt arbeidsoppgaver ut fra de begrensende kriteriene og oppdager raskt når du trenger å manøvrere deg videre til en ny arbeidsoppgave. Da mestrer du arbeidsflyten, eller GTD-nirvana som vi kaller det.

Integrerer du dette jeg har skrevet om de siste ukene, helt og fullt i arbeidshverdagen din, viser undersøkelser at du kan spare inn én til to arbeidstimer per uke. I tillegg vil du oppleve bivirkninger som mindre stress og mer tilstedeværelse – ikke de verste bivirkningene å få. 

Ok folkens. Da er det helg igjen. Hva skal du gjøre denne helgen med tiden og ressursene du har til rådighet? Skal du gjøre noe i det hele tatt? 

Uansett hva det blir, så ønsker jeg dere en god og hensiktsmessig engasjert helg, alle sammen.