Denne artikkelen om Hvorfor bruker du kalender? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 06.10.2013. Se oversikt over alle publiserte artikler her.

Er du som de fleste av oss, vil du kanskje svare noe slikt: – Fordi jeg ikke skal glemme avtaler og møter. Du stoler på at kalenderen minner deg på hva du skal gjøre – og når du skal gjøre det. 

Men hva gjør du med alle de andre tingene du skal huske å gjøre – de som ikke er plassert inn i kalenderen?

Har du noensinne glemt noe viktig?

Hvis du bruker kalenderen for tidspunktfestede forpliktelser – hvorfor ikke plassere andre oppgaver inn i et system også? Da vil du slippe å gå rundt å huske på alt. Jeg har tidligere skrevet mye om hvorfor det ikke er lurt å bruke hodet som system. Kort oppsummert er dette fordi hodet fungerer dårlig som huskeliste. Vitenskapen slår fast at du kun kan ha et begrenset antall ting i hodet samtidig. Dersom du har fylt opp hodet med “Dette må jeg ikke glemme”-ting, og det kommer inn én ting til – så vil noe annet bli presset ut. Kanskje dette “noe annet” er viktig? For viktig til å glemmes?

Fang løse tråder

Start med å skrive ned ting – få dem ut av hodet – på et sted der du kan se på dem etterpå. Når hodet er tomt for løse tråder, ser du over alle oppgavene og beslutter for hver enkelt av dem; hva er dette – og hva må jeg gjøre med det? Parkér deretter resultatet av denne tenkingen på lister. Skal listene fungere godt, må du dele dem inn i det Getting Things Done – metodikken kaller for kontekster. En kontekst kan forklares med; “Hvor er du, og hva har du?” Eksempler på kontekster kan være: Kontoret, Hjemme, Hytta, Telefon, eller PC/Mac. Kontekstlistene fungerer slik at når du f.eks. er hjemme, tar du frem Hjemme-listen og ser hva du har planlagt å gjøre der. Du kan velge å ikke se på andre listene, og du overveldes ikke av alt du har å gjøre.

Det er ingen forskjell – i prinsippet – på en kalender og slike kontekstbaserte lister. Begge plasserer forpliktelser dine utenfor hodet i et system du stoler på. Hvorfor bruke kun kalender?

Lykke til med listene!