Denne artikkelen ble skrevet til spalten Jobbekspertene i Aftenposten, og ble publisert 11.12.2018. Lær deg GTD du også! Den raskeste veien til å komme i gang med metodikken er gjennom GTD Oppstartspakke.
Spørsmål: Min arbeidsgiver har klaget på at han mener jeg ikke jobber raskt nok. Og han truer med å si meg opp om jeg ikke “skjerper meg”. Jeg vet ikke hva jeg skal gjøre. Jeg er på kanten av hva jeg kan klare allerede. Jeg har rett og slett for mye å gjøre i jobben min og jeg har kollegaer som jobber mindre enn meg.
Hva kan jeg gjøre med situasjonen?
Hilsen Redd
Jobbeksperten:Hei Redd,
Nå er ikke mitt kompetansefelt å vurdere den lovmessige siden av din problemstilling. Men jeg skal forsøke å gi deg noen råd basert på Getting Things Done (GTD) metodikken som kan hjelpe deg å systematisere jobbingen din. Det kan hjelpe deg med å få mer gjort. Og kanskje være et verktøy for en prat med sjefen.
Skaff deg oversikten
Det første du må gjøre er å skaffe deg oversikten over det du har å gjøre i dag. Om du ikke har en slik oversikt så er det å ta en prat med sjefen vanskelig.
Sjefen: Hva har du egentlig å gjøre da?
Ansatt: Jeg vet egentlig ikke alt. Det er bare for mye å gjøre.
En slik samtale blir fort lite konstruktiv.
Dette gjør du ved å rett og slett ved å sette deg ned med papir og penn eller en PC og skrive ned alle ting du gjør i dag. Skriv ned de små og store prosjektene du har på tapetet nå på en liste. Husk å ta med alle faste rutineoppgaver du gjennomfører med jevne mellomrom som tar av din tid. Sett de på en egen liste.
Bare det å skrive ned alt kan oppleves som en stor lettelse. Det kan også komme med en følelse av overveldelse når du oppdager alt du har sagt ja til. Vit at sistnevnte følelse vil bli borte ettersom du blir flinkere til å skrive ned alt og til å beslutte hva du ønsker å oppnå.
Se i gjennom kalenderen, mailboksen din, og kikk deg rundt på kontoret som hjelp for å komme på alt.
Beslutt hva du du ønsker å oppnå
Ta for deg en og en ting på listen din og spør deg selv;
- hva er dette egentlig og hva betyr det for meg?
- skal jeg gjøre noe med det? Ja eller nei, og om svaret er ja:
- hva ønsker jeg å oppnå her? Hvordan skal verden være endret når dette er ferdig?
Skriv dette ned på en liste du kan kalle f.eks. Prosjekter eller Ønskede utfall.
Beslutt hvordan du kommer i gang
Når du vet hva du ønsker å oppnå med disse tingene gjenstår å finne den Neste handlingen.
Den neste handlingen er den første eller den neste fysiske, synlige handlingen som setter i gang prosjektet eller som bringer det videre.
Disse skriver du ned på en liste du kaller Neste handlinger.
Ta en prat med sjefen
Be så om et møte med sjefen. På dette møtet tar du med deg listen din over dine prosjekter og diskuter med ham om dette er en passelig mengde eller ikke. Det kan være at han rett og slett ikke vet alt du har å holde på med. Og så snart du får oversikten så kan du vise ham den. En slik prosjektliste vil kunne danne et grunnlag for en konstruktiv og god dialog om du jobber med de riktige tingene slik han ser det. Og til å justere på hva som skal være ditt hovedfokus den nærmeste tiden.
Bonustips: Lag sjekklister for rutineoppgaver
Noen rutineoppgaver er slik at de ikke gjennomføres mer enn kanskje en gang i måneden eller hver 14. dag. Disse kan du med hell lage sjekklister på for å slippe å tenke og finne opp hjulet hver gang de skal gjennomføres. En sjekkliste består av enkle neste handlinger du skal gjøre for å ferdigstille rutineoppgaven. Skriv de slik at hver oppføring på listen er enkelt gjennomførbar i et steg. Dum listen skikkelig ned slik at du ikke trenger å tenke stort når du skal gjennomføre rutinen.
Eksempel på sjekkliste:
- Åpne CRM program og kjøre rapport Resultat. Lagre som CSV fil på skrivebord.
- Åpne regnearket; Resultatrapport mal.xls og importer CSV fil.
- Osv…
Lykke til med å bli mer produktiv!
Hilsen Morten Røvik
GTD Master Trainer
