Denne artikkelen om Å svare raskt på e-post. Eller ikke? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 02.11.2014. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Hei, jeg leser at Googles CEO Eric Schmidt skriver at det er frekt å ikke svare raskt på e-post. Jeg har en jobb som krever at jeg må jobbe med vanskelige prosjekter. Og jeg klarer ikke å holde konsentrasjonen hvis jeg skal svare på e-post hele tiden. Hva er beste praksis her?
Hilsen Knut T
Jobbeksperten:
Beste praksis, i ditt tilfelle, er å ikke svare på e-post hele tiden. Jeg har lest, og tidligere kommentert, Eric Schmidts påstander i norske media. Og jeg er dypt uenig med ham. Jeg mener hans tilnærming er for enkel.
Det kan være at raske svar fungerer i hans sfære. Dersom man i jobben sin kun skal fatte beslutninger, og man bare kommuniserer med andre som også fatter beslutninger – ja, da kan dette være en god tilnærming.
Konsentrasjon
Men hvis du jobber med oppgaver som krever høy grad av konsentrasjon, så er hyppig e-postlesing både kontra-produktivt og stressende. Og for mange av oss inneholder arbeidsdagen slike konsentrasjonskrevende prosjekter.
Å hoppe inn og ut av konsentrasjon har sin pris – all moderne forskning viser nemlig at multitasking er en myte. Det som faktisk skjer er raske fokusbytter. Forskningen viser også at disse fokusbyttene senker produktiviteten din. Altmann, Trafton og Hambrick skriver i American Psychological Association i 2013 at en avbrytelse så kort som på 2,8 sekunder nesten dobler sannsynligheten for at du gjør en feil på det du holder på med. Som du må rette senere. Dette er ikke produktivt.
Svare raskt på e-post
Svarer du på e-post hele tiden, blir du dessuten slave av innboksen. De som sender deg e-post blir herrer over din tid og dine oppgaver. Ikke du.
Dersom du svarer på alle e-poster straks du får dem, og du mottar du mange av dem, blir du i verste fall sittende fast i å kun besvare e-post.
Er det forventet at du skal produsere noe også – så får du ikke gjort jobben din. Og det vil du vel?
Prioriteringer
Et ytterligere spørsmål er hvordan du kan vite at det som lander i innboksen er det viktigste du kan gjøre nå?
For å finne ut av dette, må du først skaffe deg fullstendig oversikt over hva du har forpliktet deg til å gjøre. Først på dette bakteppet kan du avgjøre om e-posten er så viktig at den skal få din oppmerksomhet.
Mitt råd vil være: Sjekk eposten som ofte du må, og så lite som du kan komme unna med.
Lykke til med å finne balansen!
Morten P. Røvik
