Denne artikkelen om Velg de riktige oppgavene ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 2. juni 2013. Den er sjette artikkel i en serie. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Forrige søndag tok vi for oss Revidere. Du lærte hvordan du kan få oversikt og kontroll over alt du har tatt på deg – ved å gjennomføre en Ukentlig revisjon.
Nå skal vi se på hvordan du best velger hva du skal gjøre til enhver tid. Getting Things Done metodikken lærer deg at første stedet du går for å se hva du har planlagt å gjøre, er kalenderen. (Nei – ikke innboksen!) Deretter ser du i listene med Neste handlinger. Du har lært å lage lister som er inndelt i kontekster, som f.eks: @kontoret, @hjemme eller @tlf.
De følgende begrensende kriteriene hjelper deg å velge hvilken oppgave du skal utføre basert hvor du er og hva du har, hvor mye tid du har til rådighet og hvor mye energi du har:
Kontekst
Den første begrensningen er «hvor er du, og hva har du?», altså: i hvilken sammenheng eller kontekst er du? Å se kun de tingene du faktisk kan gjøre noe med, der du er, er helt nødvendig for å unngå å bli overveldet. Ser du alt på en gang, kan listen lett bli veldig lang – og gi deg en opplevelse av motvilje. Du trenger kun å se de trærne du faktisk kan felle. Derfor skal du bare se på de listene som er relevante. Er du på kontoret, er det kanskje nærliggende å se på @kontoret- og @tlf-listen.
Tid
Har du 15 minutter til rådighet, er det lite effektivt å velge en oppgave som tar en time. Finn en oppgave du kan utføre suksessrikt innen tidsrammen.
Ressurser
En vanlig tabbe er å velge den viktigste oppgaven med høyest prioritet – uansett dagsform. Mange pisker seg selv til gjøre tunge mentale løft – når de egentlig burde tatt seg en hvil. Hvor mye mental kapasitet har du nå? Er du på felgen? Da passer det bedre å velge en oppgave som ikke krever mye hjernekraft. Tips: Opprett en kontekst som heter @sliten, som kan inneholde oppgaver som tømme søppel, makulere, fylle stiftemaskin. Disse kan du gjennomføre med suksess når din mentale båndbredde er på et minimum.
Neste uke skal vi se på produktivitetens verste fiende: avbrytelse. Og du får noen tips til hvordan du har et produktivt forhold til disse.
