Hvor ofte bør jeg sjekke e-post?

Dette innlegget ble først publisert i Revisorforeningens kundeblad ”Revisor informerer” september nummeret.

Hvor ofte bør jeg sjekke epost? Dette spørsmålet er det som oftest kommer inn fra mine lesere i Aftenpostens jobbekspertpanel.

For å finne svaret for deg, kan du vurdere å stille deg selv følgende spørsmål:

– Hvor lang tid vil jeg gjennomsnittlig trenge for å kunne jobbe uforstyrret med oppgavene mine og gjøre en god jobb?

Din evne til konsentrasjon

Hvis du jobber med oppgaver som krever høy grad av konsentrasjon, så er hyppig e-postlesing både kontra-produktivt og stressende. Og for mange av oss inneholder arbeidsdagen slike konsentrasjonskrevende aktiviteter.

Å hoppe inn og ut av konsentrasjon har sin pris – all nyere forskning viser nemlig at multitasking er en myte. Det å reflektere på to ting samtidig er fysisk ikke mulig. Det som skjer er raske fokusbytter. Forskningen viser også at disse fokusbyttene senker produktiviteten din. Altmann, Trafton og Hambrick skriver i American Psychological Association i 2013 at en avbrytelse så kort som på 2,8 sekunder nesten dobler sannsynligheten for at du gjør en feil med det du holder på med. Som du kanskje, dersom du oppdager den, må rette senere. Dette er ikke produktivt.

I tillegg så bruker du mellom 50% og 100% mer tid på gjennomføringen. I boken BrainChains hevder forskeren Dr. Theo Kompernolle at du også senker din IQ 15 poeng ved tung multitasking. Altså så bruker du lengre tid, øker sannsynligheten for å gjøre feil og din intellektuelle kapasitet senkes når du multitasker.

Kunnskapsarbeid er ofte sekvensielt arbeid

Å skape verdi som en kunnskapsarbeider handler mye om å mestre og gjennomføre en rekke sekvensielle handlinger som til krever høyt fokus, kreativitet, og god evne til konsentrasjon. Du må holde oversikten samtidig som du trenger å holde styr på alle detaljene.

Og din evne til fokus og konsentrasjon er ikke en utømmelig ressurs. I boken Thinking, Fast and Slow skriver nobelprisvinner Daniel Kahneman om dette fenomenet og slår fast at hyppige avbrytelser, som blant annet e-post representerer, motvirker din evne til å fatte gode langsiktige beslutninger og til å beholde konsentrasjonen til dypt tankearbeid.

Leser du samme e-post flere ganger?

Studier fra e-postmarkedsførere viser at vi leser hver enkelt e-post i innboksen gjennomsnittlig 12 ganger – på jakt etter om vi skal gjøre noe med den, og i så fall hva.

Dette gjelder kanskje ikke deg – du leser sikkert e-postene gjennomsnittlig kun 6 ganger. Men er ikke det egentlig 5 ganger for mye? Det er vel langt mer effektivt å lese en e-post kun én gang – for å så å beslutte hva du må gjøre med den?

Og her kan noen nye gode vaner inn. Disse tipsene nedenfor er hentet fra Getting Things Done® (GTD) – metodikken.

Null e-post i innboksen og hvorfor

Om du jevnlig tømmer innboksen for e-post så bevarer du en bedre oversikt over det som kommer inn og du leser e-posten kun én gang. Du slipper å lete etter den e-posten som du mener du så og som du tror det var noe uferdig med. Har du noen gang har opplevd at en e-post du har besluttet å gjøre noe med har vandret ned på listen og kommet ut av skjermbildet og kommet ”ute av syne – ute av sinn” så ser du kanskje verdien av denne strategien.

Komme til null e-post første gangen

Her finnes det flere strategier du kan velge. Den enkleste er å opprette en mappe du kaller f.eks. Arkiv, og går tilbake i innboksen til en dato hvor du sier; herfra og ned til bunnen forplikter jeg meg ikke til å Behandle og Organisere. Marker så alle disse e-postene og dra de til Arkiv. Resten behandler du til null.

Behandle e-posten til null

Dette er hva GTD – metodikken kaller Behandle og Organisere. Du setter av tid til å Behandle innboksen din så mange ganger du som må i løpet av en dag. Og i mellomtiden leser du ikke e-post.

Og hvorfor skal du ha et avklart forhold til hvor ofte du skal lese e-post? Det er rett og slett fordi det er du selv som skal bestemme hva som er viktigst å jobbe med akkurat nå. Du kan da fatte kvalifiserte valg på hva som skal få din oppmerksomhet. Du skal ikke styres av mailer som noen andre måtte finne på å sende deg.

Dersom du svarer på alle e-poster straks du får dem, og du mottar du mange av dem, blir du i verste fall sittende fast i å kun besvare e-post. Jeg møter mange som sukker tungt når jeg nevner dette. Du suges inn i innboksen og kommer til overflaten, mentalt sliten og har brukt opp en del av din mentale kapasitet som kunne være brukt til ting som kanskje strengt tatt er viktigere? Svarer du på e-post hele tiden, blir du slave av innboksen. De som sender deg e-post blir herrer over din tid og dine oppgaver. Ikke du.

Om du ikke tar kontroll over e-posten din – tar den kontroll over deg.

Når du Behandler e-post så leser du én og én e-post, og beslutter hva den betyr – samt hva du eventuelt må gjøre med den. Deretter parkerer du resultatet av denne tenkningen inn i GTD-systemet ditt. E-poster som du beslutter skal besvares, og som kan besvares på mindre enn to minutter, svarer du på med en gang. Dette kalles 2 minutters regelen. Dette gjøre at dine interne og eksterne kollegaer, og kunder, får raskt svar på korte spørsmål de kanskje trenger for å komme videre med sitt arbeid.

E-poster som kan besvares på kortere enn 2 minutter besvares med en gang

Denne metoden sikrer ikke bare en effektiv behandling av e-postene dine. Du får i tillegg full oversikt over innboksen – og utelukker muligheten for at e-post (du skulle gjort noe med) forsvinner i mengden. Da får du verdifull oversikt og kontroll over innboks og e-post.

Prioriteringer, eller hvordan kan jeg bruke tid på det viktigste

For å finne ut av dette, må du først skaffe deg fullstendig oversikt over hva du har forpliktet deg til å gjøre. Først på dette bakteppet kan du avgjøre om e-posten er så viktig at den skal få din oppmerksomhet eller om det er noe annet som skal få den.

Et ytterligere spørsmål er hvordan du kan vite at det som lander i innboksen er det viktigste du kan gjøre nå? Når du har skaffet deg kontroll over de tingene som du må gjøre noe med så må du løfte blikket til hva som er viktig på litt lenger sikt. Et godt sted å starte er å se på dine ansvarsområder. Hva er viktig for deg i din jobb? Hva har du ansvar for egentlig? Og hva skaper verdi for din arbeidsgiver?

Still deg følgende spørsmål neste gang du leser e-post: Vil det å bruke tid på denne e-posten hjelpe meg å ivareta mine ansvarsområder? Og skaper den verdi?

Mitt råd vil være: Sjekk e-posten som ofte du må, og så lite som du kan komme unna med.

Lykke til med å finne balansen mellom e-post og alt det andre du skal gjøre!

Om du ønsker å lære mer om hvordan du kan bli mer effektiv og få mer gjort av de riktige tingene så meld deg på et av våre Getting Things Done seminarer. Les mer om GTD seminarer her.