Denne artikkelen om Er du møtelei? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 23.11.2014. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Er du møtelei?
Spørsmål: I bedriften jeg jobber i sitter vi i møter nesten hele dagen, og jeg får altfor liten tid til å gjøre jobben min. Det er veldig frustrerende, og jeg sitter ofte og ønsker jeg var et annet sted. Har du noen tips til hva jeg kan gjøre?
Line H
Jobbeksperten: Dessverre er denne problemstillingen oftere regelen enn unntaket i norske bedrifter. Det finnes enkle grep som kan lette situasjonen. Nedenfor finner du mine råd. De er basert på noen av prinsippene i Getting Things Done (GTD) – metodikken.
Bevisstgjøring rundt møtekultur
Det finnes grep du kan gjøre på egen hånd for å lette situasjonen, men det gir størst uttelling dersom alle møtedeltakerne har bevisstgjort seg god møtekultur.
Forslå for lederen din at dere internt snakker om god møtekultur og hvordan dere kan bli mindre møtelei.
Her er noen forslag til emner dere kan diskutere:
Hva er et godt møte?
- Alle vet hva Ønsket utfall er for selve møtet
- Riktig møteform er valgt
- Alle kommer tidsnok
- Kun de som trenger å være med, er med
- Møtet har en klar agenda
- Møtet slutter i tide – eller før
Personlige møtevaner
Dine egne møtevaner spiller også inn for å unngå å bli møtelei.
Om du stiller følgende spørsmål på møtene du deltar på, så kan ting endre seg:
- Hva er det nskede utfall her? Hva er det vi forsøker å oppnå med prosjekt X? Hva skal være sant når vi er ferdig? Skriv dette ned.
- Hvem er ansvarlig for prosjekt X?
- Hva er de Neste handlingene i prosjekt X. Hvem har ansvar for dem? Hva er tidsfristene?
For- og etterarbeid
For at møter skal bli så produktive og effektive som mulig, er det viktig at alle forbereder seg. Og godt forarbeid krever godt etterarbeid. Begge deler krever planlegging – du må med andre ord sette av tid til dette i kalenderen. Uten for- og etterarbeid vil du løpe fra møte til møte uten disse er særlig fruktbare. Du får dessuten ikke tid til å gjøre jobben din.
Godt etterarbeid:
- Sett av tid til etterarbeid
- Finn alle ting du har tatt på deg
- Få dem inn i oppgavesystemet ditt
- Samle alle notater og relevant informasjon
Godt forarbeid:
- Les igjennom møtereferat
- Sjekk hva du har ansvar for og status for dette
Lykke til med møtene!
Morten P. Røvik
