Denne artikkelen ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 21. april 2013. Den er andre artikkel i en serie. Jeg har også vært på TV2 Ettermiddag og snakket om fem faser i oppgavehåndtering (video)
Se oversikt over alle publiserte artikler her.
For å få full kontroll på alle ting du har tatt på deg, og beholde den, trenger du å lære deg noen nye ferdigheter. Getting Things Done (GTD) metodikken forfekter 5 distinkte faser i oppgavehåndtering.
De aller fleste av oss tenker ikke over at oppgavehåndtering er et fag. Vi har derfor kanskje ikke et særlig bevisst forhold til hvordan vi gjennomfører det. Dette kan føre til at vi forsøker forskjellige taktikker som er mer eller mindre virksomme. GTD lærer deg de følgende fem fasene:
Samle – Behandle – Organisere – Revidere – Utføre
I ukene som kommer vil jeg gjennomgå disse fasene. Du vil få konkrete tips på hvordan du kan få et mer bevisst forhold til hvordan du håndterer alle livets forpliktelser. Her en oversikt over fasene:
Samle
Samle alt som har en potensiell mening for deg og som du kanskje skal gjøre noe med. Det at du samler betyr ikke at du har besluttet at du skal gjøre noe med det. Samle alt i én eller flere innbokser. Tøm hodet for forpliktelser og ideer ved å skrive dem ned. Legg dem i innboksen.
Behandle
Se på én og én ting. Spør deg selv: Kan og skal jeg gjøre noe med dette? Her er svaret enten ja eller nei. Ikke legg noe tilbake i innboksen.
Organisere
Er svaret nei?
Da skal du enten kaste, inkubere eller arkivere.
Er svaret ja?
Spør deg selv: Hva er den neste fysiske handlingen jeg kan gjøre?
Er det mer enn én handling? Opprett et prosjekt, og skriv ned neste handling.
Kan du gjøre denne handlingen på under to minutter? Gjør den med en gang! Om ikke, så spør deg: Kan oppgaven delegeres? Hvis ja, opprett en oppgave til deg selv for å følge opp. Hvis nei, sett den neste handlingen enten i kalenderen eller på en oppgaveliste.
Revidere
Se over alle forpliktelsene dine én gang om dagen for det du har planlagt å gjøre i dag og i morgen. Se over absolutt alt en gang i uken. Tøm alle innbokser og kom deg ajour.
Utføre
Se over oppgavelistene og plukk den neste handlingen som intuisjonen din forteller deg er den viktigste, og utfør den.
