Denne artikkelen om Hva venter du på? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 26.10.2014. Se oversikt over alle publiserte artikler her.

Har du sendt avgårde en epost i løpet av de siste 14 dagene- som du ennå ikke fått svar på?
Har du sendt flere eposter som du ikke har fått svar på, og som du dessuten har glemt at du har sendt?

Dette er ikke uvanlig. Og beklageligvis har ikke alle rundt deg svart belte i etterrettelighet, så det kan være tilfeldig om du får svar eller ikke.

Prosjektene og oppgavene dine er ofte avhengig av at andre gjør jobben sin. Er du avhengig av et svar for å komme videre, så vil dette uavklarte spørsmålet spøke rundt i hjernen din – helt til du eventuelt får svar, glemmer det hele, eller skriver spørsmålet ned.
Og om du har ansvar for fremdrift i et prosjekt som stopper opp fordi du venter på noe – så er det du som ser dum ut i prosjektmøtet. Ikke den som ikke har svart.

Hva venter du på?

Tankeeksperiment
Sjefen din etterspør status i prosjektet du har ansvar for. Her er to mulige svar:

1) Hvordan var det nå igjen? Jeg sendte en epost til Tor i forrige uke en gang… Men jeg har visst ikke fått svar fra ham, tror jeg? Jeg får vel purre.

2) Jeg sendte en epost til Tor på tirsdag forrige uke, og jeg har notert at jeg skal purre i morgen dersom han ikke har svart innen da.

Om du ønsker å kunne svare som siste eksempel – les videre.

Løsning

Løsningen er enkel. Og en liten bit av Getting Things Done (GTD) – metodikken.
Beste praksis i henhold til GTD er å opprette en Venter-på. Hva er det? En Venter-på er en oppgave du gir til deg selv som sier at du venter på et svar fra noen.

Om du, hver gang du sender noe fra deg eller avtaler med noen at de skal komme tilbake til deg, noterer ned:

• Dagens dato
• Hva du venter på
• Fra hvem
• Når du må ha dette før du skal purre

…så har du skapt et vanntett oppfølgingssystem – som du kan stole på og som fungerer i hverdagen.

Du kan bruke en mappe i epostprogrammet ditt som du kaller Venter-på, eller en enkel liste på papir eller digitalt.

Resultater

Du vil merke at folk forholder seg til deg på en ny måte, når du følger dem tett opp og ikke lar noe glippe. Over tid vil du merke at du ikke trenger å følge så nøye opp – fordi de vet du ikke slipper ballen før den er i mål.

Du vil dessuten få mer kontroll på jobb, og du slipper å ha så mye av oppfølgingen i hodet. Du vil slappe mer av, og få brukt hodet til det det er godt til: Nemlig til kreativitet – ikke til oppbevaring av forpliktelser!

Morten P. Røvik