Denne artikkelen om Organisere ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 12. mai 2013. Den er femte artikkel i en serie. Se oversikt over alle publiserte artikler her.

I forrige uke tok jeg for meg hvordan du kan behandle de løse trådene som virvles inn i livet ditt. Denne uken handler det om tredje fase i Getting Things Done metodikken: Organisere.

Du lærte at du må fatte beslutninger på om du skal gjøre noe med de løse trådene eller ikke. Beslutningen kanskje finnes ikke – valget her er enten ja eller nei.

I fasen Organisere handler det å parkere disse beslutningene på riktig plass. Du kan organisere dem enten i fysiske eller digitale mapper – bruk det som passer best for deg. Du kan for eksempel bruke Outlook – hvis det er der du mottar flest løse tråder.

Er svaret nei – dette trenger ikke handling?

Da skal du enten Kaste, Ruge på eller Arkivere.

I Ruge på–mappen putter du alt du tror du skal gjøre noe med, men ikke akkurat nå.

I Arkiv-mappen putter du alt du ikke skal gjøre noe med, men som kan være greit å ta vare på.

Er svaret ja – dette krever handling?

Spør deg selv: Hva er den Neste handlingen jeg kan gjøre? Å komme fram til dette, er vesentlig – så bruk den tiden du trenger til dette. Finn den synlige og fysiske Neste handlingen som beveger deg nærmere en fullførelse av hva du ønsker oppnå.

Er det mer enn én Neste handling? Opprett en Prosjektmappe, og skriv ned minst én Neste handling.

Kan du gjøre denne handlingen på under to minutter? Kan du det, så gjør den med én gang! Kan du ikke det, så spør deg selv: Kan oppgaven delegeres? Hvis ja, opprett en oppgave til deg selv for å følge opp; en såkalt Venter-på. Hvis nei, sett den Neste handlingen enten i kalenderen eller på en oppgaveliste.

I GTD bruker vi kontekstbaserte oppgavelister. Du oppretter lister/mapper for eksempelvis: @kontoret, @hjemme, @tlf, @venter-på osv.

Når du har ledig tid, titter du i kalenderen først og deretter på den/de aktuelle kontekstlistene. Er du på kontoret, ser du kanskje på @kontoret og @tlf for å se hva du har planlagt å gjøre der.

Neste uke skal vi se på revisjon. Dette er fasen hvor du ser over alle forpliktelser og ideer, oppdaterer, og får perspektiv og kontroll.