Denne artikkelen om Få klarhet i prosjektene dine ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 01.09.2013. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Mange opplever at de prosjektene de har ansvar for er uklare, og de vet ikke helt hva de skal gjøre for å komme videre.
La meg få dele noen gode tips basert på metodikken Getting Things Done (GTD). Disse tipsene hjelper deg til klarhet i prosjektene dine, og viser deg hva du må gjøre for bevege dem fremover.
Mange blander sammen hva de ønsker å oppnå, med hva de faktisk må gjøre. Nedenfor finner du en ny modell for hvordan du kan tilnærme deg prosjekter som tar høyde for dette.
Ønsket utfall = prosjekter
Har du fått ansvaret for å flytte kontoret til bedriften din, er dette helt klart et større prosjekt. Da kan det være klokt å beskrive hva som skal være sant når prosjektet er ferdig. Gjør dette gjerne sammen med noen andre ansvarlige – slik at du får forankring i bedriften.
Bruk gjerne en beskrivende tittel på prosjektet: “Flytting av kontor vellykket gjennomført innen sept 2014.” Lag deretter et notat som beskriver så detaljert som nødvendig hva det ønskede utfallet skal være.
Jo større prosjekt – desto viktigere er det med en god beskrivelse. Del gjerne prosjektet opp i underprosjekter dersom det gir deg bedre oversikt.
Neste handlinger = oppgaver
Når du har skrevet ned hva som skal være sant i dette prosjektet, har du sikkert tenkt på hva som må gjøres videre. Dette kalles i GTD for Neste handlinger. Dette er de fysiske, synlige neste handlinger du må gjøre for å bevege prosjektet fremover.
Neste handlinger kjennetegnes ved at de alltid har et verb i seg, og at de innehar all nødvendig informasjon du trenger for enkelt å kunne gjennomføre dem. I stedet for å skrive “Tor” på oppgavelisten, kan du skrive: “Ring Tor for å avtale møte om flytting av lageret – tlf: 21 23 ….” Da vet du hva du har tenkt å snakke med Tor om, og du har nummeret – slik at du enkelt kan plukke opp røret og komme videre.
Om du gjør dette på alle prosjektene du har ansvar for, og rydder opp og lager Ønsket utfall og Neste handlinger, så tror jeg du vil se at du får bedre kontroll, bedre oversikt og bedre fremdrift.
Lykke til!
