Denne artikkelen om Ikke la eposten ta over arbeidsdagen ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 07.09.2014. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
For å jobbe maksimalt produktivt så betaler det seg at du fokuserer kun på en oppgave av gangen. Om du lar innkomne epost forstyrre deg når du egentlig burde konsentrere deg på andre oppgaver senkes din evne til å få ting gjort drastisk.
Ta tilbake kontrollen over din tid – ikke la innkomne epost styre din arbeidsdag.
Spesielt gjelder dette om du jobber på en oppgave du finner vanskelig eller som du utsetter å gjøre av en eller annen grunn.
Oi! Der kom det inn en epost gitt! Den er sikkert mye mer spennende å lese enn å gjøre det jeg gjør nå…
Grep 1) Bruker du Outlook til epost så endre standard oppstartsside til å være kalenderen, ikke innboks.
HVORFOR: Når du starter opp i innboks så dras du mot siste innkomne eposter og det er da lett å la seg avspore. Starter du i kalenderen kan du se hvilke avtaler du har gjort med deg selv og andre i dag. Og så kan du ta en titt på epost om det er hva du mener er riktig å gjøre etterpå.
GREP 2) Skru av alle notifikasjoner på ny epost; ingen lyd eller varslinger. Skru av antall uleste epost på programikonet.
HVORFOR: Ikke la deg distrahere av siste innkomne epost. Den er sikkert ikke viktigere enn det du har bestemt deg for å jobbe med nå.
GREP 3) Les epost kun 2 ganger om dagen.
HVORFOR: En av kunnskapsarbeiderens største farer for kontinuitet og flyt i arbeidet er avbrytelser. En avbrytelse river deg vekk fra tankerekker og inspirasjon du vil streve med å komme inn i etter en avbrytelse. Les epost så ofte som du må og så sjeldent du kan komme unna med. Tips: informer kollegaer og andre du korresponderer på epost med at du kun leser epost X antall ganger om dagen. De venner seg fort til det.
Gjør du disse enkle grepene så vil du merke at du får flere ting gjort. Forvent deg å møte indre motstand. Ditt før så travle indre vil gjøre opprør mot den indre roen som sprer seg. Hold ut – du er på rett vei til større kontroll over din tid.
Lykke til!
Morten P Røvik
