Denne artikkelen stod først på trykk på elektronista.dk, og er her oversatt fra dansk. Artikkelen er skrevet av vår GTD Trainer Lars Rothschild Henriksen.

Hjernen er et merkelig organ. Den utgjør 3% av kroppen din, men forsyner seg gladelig med 20% av energien din. Og den er ikke alltid lett å forstå seg på – du løser komplekse oppgaver på jobben, husker tydelig din beste venns telefonnummer fra da du var barn, men du glemmer hvor du legger nøklene dine.

Spesielt hukommelsen er interessant. Vi husker mange ting, men det er dessverre vaskelig å finne dem frem igjen. Hvis vi skulle skrive ned HELE listen, så har du typisk mellom 30 og 100 forskjellig ting som du holder på med akkurat nå. Samtidig vet vi at hjernen din kun kan holde 4 ting i arbeidshukommelsen. Hvis du konstant går med følelsen av at det er noe du har glemt å gjøre, så vet du nå hvorfor!

Hjernen din er ikke en god huskeliste

Vi kaster faktisk bort mye energi på å grave frem vår mentale huskeliste. Energi som kunne ha blitt brukt til å utføre oppgaver og tenke kreativt. Hjernen har sine begrensninger og sine styrker, og om du tar høyde for dette, har det stor betydning for hvordan du har det på slutten av dagen – utbrent eller deilig avslappet. Som nevnt i en tidligere artikkel, så er ikke hjernen din en god huskeliste, og du kan oppnå store besparelser gjennom ganske enkle endringer.

Et avgjørende skritt er å gjøre det til en vane å skrive ned alle ting – store som små. Vi må “eksternalisere” tingene slik at vi har mulighet til å tenke gjennom, sammenligne og reforhandle ved behov. Et eksempel på dette er sjekklister, som krever liten innsats, men gir stor gevinst.

Sjekklister til alle formål

Her er en rekke sjekkliste-eksempler som mange har stor glede av, og som kan brukes igjen og igjen:

• Pakkeliste til reiser
  Lei av å alltid stå på stranden og ha glemt strandvesken, badehåndkleet eller solkremen? Ringer naboen og forteller at avisene fremdeles blir levert på døren hjemme? Lag en liste til sommerferien, vinterferien, hytteturen osv. Og husk å oppdatere den når du husker på noe som du har glemt.
• Sjekkliste til huset/hytta
  3, 8, 8, #, vent på to pip, 0, A – hvordan er det vi går frem for å slå av alarmen? Og hvordan går vi frem for å sikre at vannrørene ikke sprekker i vinterkulda? Lag en liste til deg selv (og andre) for alle ting som du ikke gjør så ofte – de er så lette å glemme, og veldig praktiske når du trenger dem. Ikke minst når alarmen går.
• Medarbeidersamtalen
  Sjekklister kan inneholde både gjentagende og nye ting – pakkelisten til sommerferien har mange av de samme tingene, men endrer seg vesentlig om man reiser med en 1-åring eller en 2-åring. Listen til medarbeidersamtalen har alltid info om KPI-ene for året, men har også plass til mine forslag til mål for neste år/lønnskrav/ideer til nye tiltak osv. Gjør plass til endringer og fang dem opp underveis.
• Månedlige eller årlige events
  Dette kan være sommerfesten, en månedlig livestream av nye features eller den årlige konferansen som du koordinerer for bedriften. Hva var det vi skulle huske til neste gang? Hvem skulle inviteres? Dersom vi nå skriver ned hvem som sto for den deilige menyen, så slipper vi å lete etter og finne en ny hvert eneste år. Og i etterkant er det verdt å reflektere: Nå brukte vi x dager på å få det på plass, kanskje skal vi sørge for å begynne planleggingen litt tidligere neste gang?

Hvor har du bruk for sjekklister? Kanskje kan noen av ideene over kopieres? Eller hvis du tenker på din hverdag – er det noe du gjentar hver dag, uke, måned eller år? Kanskje har dere noen prosesser på jobben som kunne ha godt av å få litt mer struktur? Kanskje har dere noen prosesser som bare noen få mennesker kjenner til? Bruk litt tid på å skrive dem ned – det lønner seg alltid.

Bonus: Husk å se over listen før du skal bruke den. Ta f.eks fatt i pakkelisten 3 uker før du reiser, så rekker du både å kjøpe aftersun og få din utlånte GoPro tilbake.

Lars Rothschild Henriksen er Danmarks eneste sertifiserte Trainer i Getting Things Done. Les mer om metodikken på nettsidene våre, og meld deg på et kurs nær deg.