Er du en av dem som har gitt opp å holde tritt med mail-innboksen? Du er ikke alene! Er e-posten som kommunikasjonskanal i ferd med å dø ut? Eller finnes det måter å komme ovenpå igjen?
Den første mailen ble sendt tidlig på 1970-tallet. Kanskje må vi begynne å tenke nytt om dens rolle. Gir den deg mer stress enn nytte? Da bør du lese videre.
En nylig amerikansk studie viser at et stort flertall av de i arbeidsdyktig alder føler seg overveldet av e-post-innboksen sin. For en tredjedel har det gått så langt at de gir opp å komme ajour. Det er ikke så uvanlig å rett og slett slette mails for å tømme innboksen og få oversikt.
Vel – svaret er todelt. Vi har fått flere konkurrenter til e-posten, deriblant chattefunksjoner og prosjektstyringsverktøy som Microsoft Teams, Slack, Discord og Google Chat. Men fremdeles sendes det milliarder av e-poster hvert år.
Hvordan få kontroll på innboksen?
Digitale distraksjoner er noe de fleste av oss kjenner på daglig. Når det kommer for mye informasjon inn, blir det vanskeligere for oss å sortere hva som er viktig og ikke.
Her er noen tiltak du kan gjøre for å unngå å bli overveldet av e-posten.
1: Behandle mail til faste tider
Et tips for å redusere dette problemet, er å unngå at e-posten står åpen hele dagen. Test heller å behandle mail for eksempel tre ganger i løpet av arbeidsdagen: Innen en time etter at du har startet arbeidsdagen, rundt lunsj, og mot arbeidsdagens slutt. Hva gjør dette med stressnivået ditt?
2: Tydeliggjøre e-posten
Innen Getting Things Done-metodikken snakker vi gjerne om prinsippet “tom innboks”, eller “inbox zero”. Trikset er ikke å slette alle mailene, men å sortere dem fortløpende. Hvilke skal du gjøre noe med? Hvilke kan du arkivere? Finn et system som hjelper deg å gjøre dette enkelt og raskt. Vi anbefaler et Getting Things Done-kurs for deg som vil innarbeide en nyttig rutine på dette.
3: Velg andre kommunikasjonsformer
Kanskje ikke alt trenger å være en e-post. Ofte er det mer effektivt å kommunisere med kolleger over chat, for eksempel. Se om dere kan finne nye måter å snakke sammen og dele informasjon. Det kan være inspirasjon å hente i hvordan du snakker med familie og venner.
E-posten er ikke død, men den har sine begrensninger!
