Denne artikkelen om Hva kan oppgavelistene dine lære av kalenderen? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 30.08.2015. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Spørsmål: Jeg har et dårlig forhold til ”To do”-listene mine. De gir meg pustebesvær når jeg ser på dem, og jeg blir påminnet alt jeg ikke har gjort ferdig. Har du noen tips til hva jeg kan gjøre?
Hilsen Fredrik
Hva kan oppgavelistene dine lære av kalenderen?
Jobbeksperten: Jeg tror de fleste av oss liker kalenderen fordi den forteller oss i klartekst hvor vi skal være, når vi skal være der, og hva vi skal gjøre. Hvor, når og hva er klinkende klart. Du slipper å tenke i øyeblikket – det har du gjort på forhånd. At det finnes utydelige agendaer og dårlige møter i kalenderen kan være tilfelle, men som system for forpliktelser plassert i tid, fungerer kalenderen bra.
Kalenderen som rollemodell
Og det som fungerer for kalenderen, fungerer også bra for oppgaver – eller Neste handlinger, som de kalles i GTD (Getting Things Done) – metodikken.
Derfor, i stedet for å la løse tråder gi deg pustebesvær, kan du bruke de samme prinsippene du bruker for kalenderen. Det vil gi deg ett nytt og bedre forhold til oppgavelistene dine.
Se på én og én ting på listen din på nytt, og still følgende spørsmål:
– Hva er dette egentlig? og: – Skal jeg gjøre noe med det?
Er svaret på sistnevnte spørsmål ja; tenk nøye igjennom og beslutt hva som blir den første fysiske synlige handlingen du skal gjøre. Ikke gi deg før du har svaret. Tenk deretter igjennom hvor du skal gjøre den. Og når den bør være ferdig.
Plasser den Neste handlingen
Om den Neste handlingen må gjøres på et bestemt tidspunkt, plasserer du den i kalenderen. Angi hvor den skal utføres, for eksempel: Kontoret, Ærend, Hjemme….
Husk å gi den Neste handlingen et verb for at den skal bli en handling. Eks: Send epost, Kjøpe maling, Ring til Per osv.
Om Neste handling ikke trenger å utføres på et bestemt tidspunkt, skal den på en liste som angir hvor du må være når du utfører oppgaven, eller hva du trenger for å utføre den. Eks: På kontoret, Hjemme, Ærend eller PC, Tlf.
På denne måten får du et vanntett system for å håndtere alle de løse trådene dine. Et system du kan ha samme tilliten til som kalenderen din.
Lykke til med å komme på go’ fot med oppgavelistene dine!
Morten P. Røvik – produktivNorge AS
