Denne artikkelen om Lag tydelige oppgavelister ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 03.11.2013. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
En utfordring for mange som håndterer mange oppgaver er at de ikke har noe enhetlig og gjennomtenkt system for oppgavelistene sine. Dette kan skape støy i hverdagen – og det blir vanskelig å bruke listene aktivt.
Det finnes måter å strukturere slike lister på – som også virker i hverdagen.
Om du er som kunnskapsarbeidere flest, har du en oppgaveliste som lever delvis i hodet ditt – og delvis i en eller annen mer eller mindre strukturert liste. Jeg har tidligere i denne spalten snakket om viktigheten av å få alle oppgaver ut av hodet – og inn på lister. Denne gangen vil jeg fokusere på hvordan slike oppgavelister kan struktureres.
Tydelige oppgavelister
Ta en titt på oppgavelista di. Består den av stikkord, halvtenkte prosjekter og halvtenkte oppgaver? Da er det lett å få et dårlig forhold til den – og slutte å bruke den.
For at lista di skal være enkel i bruk, må den være tydelig. Du bør dessuten ha tenkt gjennom hva du faktisk skal gjøre for å komme videre i hvert enkelt prosjekt. Om dette ikke er klart for deg, så må du tenke mer.
Getting Things Done – metodikken gir deg noen gode råd om dette.
Konkretiser neste handling
Ta for deg ett og ett punkt på lista, og spør deg selv følgende spørsmål: hva er den neste fysiske synlige handlingen jeg kan gjøre for å komme i gang her? Når du har klart å beskrive denne skriver du den ned på en av listene nedenfor.
Er det flere enn én Neste handling? Opprett i så fall et Prosjekt i en prosjektliste. Når du har bestemt prosjektnavn og hva du ønsker å oppnå, skriver du ned én Neste handling,
Kontekstbaserte lister
Metodikken anbefaler at du lager deg oversikt over de Neste handlingene på såkalte kontekstbaserte lister. En kontekst kan beskrives som: Hvor er du, og hva har du? Eks: ”Hjemme”, ”Kontoret”, ”Tlf”, ”Ærend” osv.
Dette kan gjøres enkelt på et papirark hvor du skriver et kontekstnavn på toppen, for eksempel ”Ærend”. På denne lista skriver du da hva den neste synlige handlingen du skal gjøre er. Få med nødvendig informasjon du trenger for å gjennomføre handlingen. Eks: “Kjøp 10 ltr Jotun Vestlandsrød – fargekode 2142”. Dette blir en tydelig og konkret oppgave du enkelt kan gjennomføre – og som gjør det smidig å komme videre i prosjektet.
Lykke til med oppgavelistene dine!
