Denne artikkelen om Innboksangst etter ferien? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 11.08.2013. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Innboksangst etter ferien? Frykter du alle e-postene som ligger å ulmer i innboksen din, klare til å kaste seg over deg første arbeidsdag etter ferien? Nedenfor vil du finne noen konkrete og gode tips basert på Getting Things Done metodikken. De vil hjelpe deg ovenpå igjen.
Sett av tid og jobb i bolker
For å komme gjennom alle e-postene bør du sette av tid i kalenderen. Da ser kollegaene dine at du er opptatt. Har du mange e-poster, kan du gjerne sette av tid over to dager. Siden du egentlig er i feriemodus fremdeles, kan det være slitsomt å beslutte og organisere. Jobb i bolker og ta korte pauser, for eksempel 25 minutter jobb fulgt av 5 minutters pause. Ikke gjør noe som helst i pausen. Skru av hodet i disse minuttene, før du går løs på neste bolk.
Lag mapper under innboks
Du vil trenge to mapper til denne tilnærmingen. Kall dem f.eks. @nestehandlinger og @arkiv. Disse skal du bruke til organisere e-postene – etter du har besluttet hva du skal gjøre med dem.
Beslutt og organiser
Se på én og én e-post. Beslutt om du må gjøre noe med den.
Hvis nei: slett den eller arkiver den i @arkiv.
Hvis ja: Kan du gjøre oppgaven på to minutter? Gjør den med en gang. Tar den mer enn to minutter? Deleger oppgaven om du kan. Skal du gjøre noe med den selv, drar du den enten til kalenderen (dersom du må gjøre det på en spesiell dag), eller inn i @nestehandlinger-mappen. Endre emnefeltet på e-posten til hva du faktisk, fysisk, skal gjøre med den. Eks: “Ring Tor om lunsj til onsdag.”
Utfør
Når alle e-poster er organisert så åpner du @nestehandlinger-mappen og velger den oppgaven som du mener er viktigst å gjøre først.
Beste praksis
Ta for deg kun én og én e-post. Ikke hopp mellom e-poster, da fristes du til å begynne å jobbe med en oppgave med en gang. Motstå trangen til å begynne på en oppgave som tar mer enn to minutter. Unntaket er om det virkelig brenner, så det ikke kan vente.
Lykke til, og velkommen tilbake fra ferie!
