Denne artikkelen ble skrevet til Jobbekspertene i Aftenposten, og ble første gang publisert 28.05.2019 på nett, og 02.06.2019 i papirutgaven.
Hei,
Jeg har et ønske om å stige raskt i gradene på jobben og komme i en fremskutt lederstilling. Jeg jobber i et av de store norske selskapene og har mulighet til å kunne reise til andre land om jeg blir “oppdaget” som et talent. Har du noen gode råd som kan hjelpe meg?
Hilsen Ambisiøs
Kjære Ambisiøs,
For å bli “oppdaget” som en som kan passe som leder så handler det om i hovedsak om to ting; evne og vilje til å lede – og evne og vilje til å takle flere og flere oppgaver og tvetydighet og usikkerhet uten å bli sprø. Og det siste her er mitt fagfelt.
Å håndtere kunnskap og oppgaver er et fag. Ingen har lært deg dette. Du er satt til å lære deg det selv. Din systematikk for oppgavehåndtering er kritisk for hvor god jobb du gjør, hvor mye du klarer å produsere, og hvordan du som menneske opplever livet og hvordan du vil klatre i karrierestigen.
Skal du kunne stikke deg frem så må du kunne få de riktig tingene gjort – raskt og uten særlig med feil. Og det får du ikke til uten å ha et tomt hode. De fem stegene under er basert på den anerkjente Getting Things Done (GTD)-metodikken.
1. Samle
For å kunne tenke klokt og smart så må du ikke ha for mange ting å tenke på. Har du for mange ting som roper på din oppmerksomhet så senkes din intellektuelle kapasitet og du tenker ikke klart. Din evne til å løse problemer og til å tenke kreativt øker om du jevnlig tømmer hodet.
Sett deg ned med papir og penn, eller en app du liker godt og som egner seg til å skrive korte notater på. Og skriv alle ting du må gjøre noe med. Skriv også ned alle ting du kanskje skulle ha gjort noe med eller har en bekymring på. Smått – stort – jobb – privat. Skriv alt ned slik de dukker opp i hodet. Ikke sortér eller organiser. At du skriver noe ned betyr ikke at du må gjøre noe med det. Det er bare på feil sted og må ut.
Gjøres hver dag og helst med en gang noe dukker opp.
Eksempel: Du kom på at du skal holde en presentasjon for ledergruppen om 2 uker om et tema som krever research fra din side. Du må spørre din mer erfarne kollega Per om bistand før du starter research.
2. Behandle
Sett deg så ned jevnlig og beslutt hva den enkelte tingen betyr for deg og hva du rent fysisk må gjøre for å komme i gang, eller komme videre. Og hva du ønsker å oppnå når dette er ferdig.
Altså du må finne det GTD metodikken kaller den Neste handling. Altså den første, eller neste fysiske synlig handling du må gjøre. Og du må finne det Ønskede utfall.
Gjøre minst en gang hver 24de time i hverdagene.
Eksempelet fortsetter:
Neste handling; Innkall Per til et kort møte og be om å få plukke hjernen til hans.
Ønsket utfall: En skikkelig bra presentasjon levert, med godt fundamenterte påstander du har tillit til.
3. Organisere
Lag deg en liste, gjerne på papir, over alle dine Ønskede utfall og legg den et sted der du ser den jevnlig. Da vil du bli påminnet alle de større tingene du må gjøre ferdig.
Skriv så de Neste handlingene som er viktige, og som haster, inn på kalenderen og sett av tid til gjennomføre de. OBS! Ikke planlegg for langt frem i tiden. Virkeligheten har en egen evne til å kullkaste selv de beste planer med uforutsette ting.
De Neste handlingene som ikke er så viktige og som ikke haster skriver du ned på en liste du kaller Neste handlinger.
Organisere gjør du umiddelbart etter du har besluttet hva du skal gjøre under Behandle.
4. Revidere
For å bevare oversikten over alt du har forpliktet deg til å drive videre så må du se over alt og sørge for at alt er på stell. Dette gjør du så ofte som du må for å bevare oversikten, men jeg anbefaler deg å sette av fast tid til dette en gang i uken. Dette kalles den Ukentlige revisjon. Der ser du blant annet over kalenderen to uker tilbake i tid og så langt frem i tid du må for å ha oversikten over det som kommer mot deg. Se etter ting du må ta tak i. Kanskje du har glemt noe du tok på deg i et møte? Eller du ser noe du må forberede for å komme i havn på den deadline i fremtiden?
Se så over listene dine og se at alt er under kontroll.
5. Utfør
Om du har ting i kalenderen du har besluttet å utføre så gjør du det du har bestemt deg for. Om du får litt ledig tid så ser du over listene dine over Neste handlinger for å se om det er noe du kan gjøre som passer inn i hvor du er, hva slags verktøy du har tilgjengelig, hvor mye tid du har, og hvilket energinivå du har.
Om du følger disse fem stegene så vil du bli mer proaktiv og du vil gjøre mer av de riktige tingene. Om sjefen følger med så vil hun/han legge merke til din evne til gjennomføre oppgaver og få ting gjort.
Lykke til med karrieren!
