Du kan begynne med hva som helst, når som helst, og det blir bra. Rydd en skuff, lag en Prosjektliste, skaff deg en innboks, rydd i papirene dine, osv.

Når det er sagt, så finnes det en enkel start for å øve på den nye arbeidsflyten din: papir og penn. Skriv ned alt som du fortsatt går og tenker på. Definer en neste handling for hver ting. Legg denne listen et sted hvor du er trygg på at den ikke blir borte for deg.

Det tar vanligvis et par timer å samle de grunnleggende tingene som har oppmerksomheten din. Så trenger du noen timer til for å sette opp ditt listeverktøy og fylle det med innhold ved å behandle og organisere det du samlet.

Det å finjustere og komplettere din eksterne hjerne kan du fortsette med for alltid, som en kreativ prosess.

Det finnes ingen avbrytelser, bare input som ikke håndteres riktig.
Det er kanskje ikke svaret du ønsket, men tenk på det: hva handler den nye inputen om? Er det riktig at du får den til å begynne med? Hvis ikke, gjør det som må til for å stoppe det. Hvis ja, hvor oppdatert og komplett er ditt system, slik at du kan evaluere hvordan dette skal håndteres? Kan du gjøre det med en gang, og være komfortabel med alt du ikke gjør istedet? Kan du enkelt lagre en påminnelse om å håndtere det senere, fordi du har viktigere ting å gjøre først?

Det verktøyet du kommer til å bruke er alltid best. Du trenger bare et listeverktøy og et godt lagringssystem for alt du trenger å ta vare på. Du kan bruke en fysisk planner eller velge en av de mange digitale liste- og arkivverktøy som finnes der ute.

Til å begynne med anbefaler vi at du bruker et verktøy du allerede er kjent med. Det er best å bruke litt tid på å bli kjent med GTD-metodikken før du utforsker andre verktøy. Det å lære metodikken og et nytt verktøy samtidig blir som regel for mye.

På samme måte som du håndterer all input som kan være viktig for deg. Bestem hva det er, hva som må gjøres (om noe), og hvor du vil legge det for å kunne forholde deg til det på en hensiktsmessig måte.

Velg fremgangsmåten som du er mest komfortabel med. Du må være i stand til å se det du trenger å se, når du trenger å se det, for å være trygg på at ingenting kritisk glipper.

Ha det gøy med alle disse ideene. Det du må finne ut av er om ideen eller tanken er noe du tror du vil gjøre noe med på et senere tidspunkt. Hvis det er det, ha et godt, raskt og lett tilgjengelig samleverktøy og skriv det ned. Så må du finne ut hvor du vil lagre dem. Hva er konteksten? En reell ting som du må gjøre noe med? Eller en vill ide som du kanskje vil ta tak i senere en gang?

Når du tvinger deg selv til å ta disse beslutningene vil du med tiden både begrense dine potensielle forpliktelser på grunn av slike tanker, og forbedre din evne til å produktivt utnytte din kreativitet på et senere tidspunkt.

Du har allerede prioriteringer, og du kan nullstille eller finjustere dem.

Knepet er å identifisere og evaluere dine forpliktelser på flere nivåer: formål, visjon, mål, ansvarsområder, prosjekter og handlinger.

Deretter kan du stole på at din intuitive intelligens velger de riktige handlingene, fra øyeblikk til øyeblikk, basert på hvilket nivå du velger å fokusere på, og hva du kan gjøre i det øyeblikket, ut fra kontekst, tid og energi.

Fortsett å bruke metodikken. Vi faller alle av denne vognen. Om du ikke gjøre det, er du sannsynligvis ikke så produktiv som du kunne vært. Bare ikke ligg nede for lenge. Gjenkjenn når du er “av” og kom deg opp igjen. Det er enkelt, bare samle, behandle, organiser og reflekter over din virkelighet og hverdag akkurat nå. 

Om du ønsker litt assistanse så kan en av våre sertifiserte GTD Coacher hjelpe deg.

Vis frem hvordan du selv bruker metodikken. Om de er bekymret for å bli overveldet, eller hvordan de skal organisere eller prioritere, foreslå at de gir GTD-metodikken en sjanse.

Selve metodikken har ikke endret seg, og det vil den heller aldri. Det som er nytt er hvor ofte noe er nytt, og at det nå er mange flere mennesker som trenger GTD-metodikken for å holde hodet over vannet.

Hvem i din organisasjon bryr seg om beste praksis for personlig produktivitet? Hvor strategisk viktig vil det være om de forbedrer sin arbeidsflyt? Overbevis den personen om verdien av GTD som en integrert tankeprosess i kulturen, for å oppnå den type resultater som kommer når utfall/neste handling-tenking er installert.

Ønsker du å spille ball med oss om dette så ta gjerne kontakt.

Sørg for at din kalender nøyaktig beskriver alt som du ikke kan flytte på. Se over den kvelden før. Sørg for at du har gjennomført Ukentlig revisjon ofte nok slik at du kan stole på magefølelsen fra øyeblikk til øyeblikk om hva det er du trenger å fokusere på mest.

Vi prokrastinerer vanligvis over ting som vi ikke helt vet hvordan vi skal ta tak i her og nå, og lykkes med. Sørg for at du har detaljerte neste handlinger definert for prosjektene dine, slik at du enkelt kan sette i gang med dem.

Det vil komme et punkt hvor du må lage et filter som bare slipper gjennom ideer som du faktisk har lyst til å gjøre noe med senere, og tilfeldige ideer som er interessante der og da, men som du ikke trenger å gjøre noe mer med.

Dersom du kanskje vil gjøre noe med dem senere, lag hensiktsmessige kategorier i et mappesystem, slik som “Ville ideer som jeg kanskje vil gjøre noe med…” eller “Potensielle ideer for prosjekt X…” eller kast ideen i innboksen din og bestem en neste handling senere.

Dersom du jobber med disse vanene, vil du snart ha ditt eget begrensende filter som bare slipper gjennom de tankene du bryr deg om.

Du bør aldri lage en liste over 2-minutters handlinger. De bør allerede være gjort. Og de bør gjøres samtidig som du behandler nye input, ikke hele dagen. 

Nei, på samme måte som du ikke trenger å ta ut all søpla – bare det som stinker mest. Og du trenger bare å håndtere de viktigste epostene i innboksen din. La de andre bare ligge der til innboksen kneler eller kveles av overbelastning.

Da er det jobben din. Om “viktig” betyr at du er ansvarlig for å håndtere dem, så er det slik. Resten må da håndteres senere, når du ikke blir avbrutt hele tiden. Det også fint være at du har overforpliktet deg. Eller at du har for vide ansvarsområder. Og således aldri kommer til å komme frempå. Om det er tilfelle så må du reforhandle ansvarsområdene og starte å si nei til ting.

Mye mindre tid enn det vil ta deg å tenke om igjen, minne deg selv på og huske alle ting som har oppmerksomheten din.

Hvis du bare ser påminnelser om hva du skal gjøre når du ser over prosjektene, er det svært sannsynlig at du går glipp av muligheten til å få fremdrift på mange prosjekter i en og samme kontekst.

På byggvarehuset kan du få fremdrift på fem prosjekter, om de er på “ærend”-listen din. På det neste møtet med din partner eller sjefen kan du flytte åtte prosjekter om temaene er organisert etter “@partner”. Hvis disse påminnelsene bare er knytet til prosjektene, hvor mange steder må du sjekke for å bli minnet på hva du skal gjøre på byggvarehuset, eller hva du må snakke med din partner om?

Det finnes ikke noe som er “best”. Det handler bare om hva som fungerer best for deg. Du må bare være i stand til å reflektere regelmessig over alle prosjekter og mulige handlinger i livet ditt. Jo flere lister du har, jo viktigere er det at du har etablert vanen med å se på dem så ofte du trenger for å føle deg komfortabel med alt det du ikke gjør.

GTD ble opprinnelig laget for å være en optimal fremgangsmåte for å kunne være spontan og kreativ. Systemet er designet slik at du kan få litt avstand til privatlivet og jobben, og gir deg friheten til å velge hva du skal gjøre og når, uten distraksjoner.

Gjør begge. Noen ganger er det kanskje best å takle de vanskelige oppgavene. Andre ganger burde du bare slappe av og ta de enkle seirene. Stol på din intuisjon når det gjelder hva du skal gjøre når. Det er fantastisk å ha valgmulighetene.