I mitt virke som rådgiver opplever jeg stadig at høyt produktive mennesker, som bruker lister til å holde styr på sine oppgaver, slutter å bruker oppgavelister, og går tilbake til å bruke hodet som oppgaveliste. Lær en bedre strategi; reforhandling.

Det er som regel to grunner til dette. Enten så ser de ikke nok på prosjekt- og oppgavelistene til å stole på at de er oppdaterte og fullstendige. Eller så har de valgt en prioriteringsstrategi hvor de bruker forfallsdato for angi prioritet og at de er for optimistiske i sin tilnærming til å sette forfallsdatoer. La oss ta en nærmere titt på den siste.

Brutte avtaler

Om vi to lager en avtale om å møtes på torsdag kl 12 – og du uteblir – så har vi en brutt avtale. Den oppleves ubehagelig for begge parter og er en kilde til stress for den som bryter avtalen – og en kilde til irritasjon for den andre. Den som bryter avtalen får dårlig samvittighet og blir som oftest skamfull.

På samme måte er det med avtaler du gjør med deg selv.

Reforhandling av avtaler

Alt du avtaler med deg selv at du skal gjøre innen et gitt tidspunkt og du ikke klarer å gjennomføre vil gi deg stress og dårlig samvittighet. Det vil gjøre deg skamfull på samme måte som en brutt avtale med andre. Og når listene dine lyser mot deg med mange forfalte og ikke-gjennomførte oppgaver så legger du opp til å feile – ikke til å ha suksess.

Det å oppleve suksess i hverdagen er viktigere enn man kan tro. Små mini-seire er det vi ønsker oss for å føle at en dag skal være god.

Tenk tilbake på en dag du har opplevd som god og produktiv, så er jeg sikker på at den var fylt av små eller store seire.

Hvorfor reforhandle?

Om du i stedet for å bryte vår avtale hadde ringt og reforhandlet avtalen til en annen dag, så hadde det ikke vært noe stress, dårlig samvittighet og irritasjon tilstede. Vi hadde stolt på hverandre fortsatt, og bare funnet en annen dag å møtes på.

Med samme tilnærming kan du reforhandle dine forfallsdatoer med deg selv. Og det som overrasker mange; du oppnår samme resultat som om du reforhandler en avtale med andre: intet stress, dårlig samvittighet eller skam.

En god tilnærming til dette er å se over alle planlagte oppgaver mot slutten av dagen, og reforhandle dem til en annen dag. Et tips i denne prosessen er å ha kalenderen tilgjengelig, slik at du kan reforhandle til en dag du faktisk kan få gjort noe med saken. Flytt forfallsdatoen med god samvittighet, og vær litt mindre optimistisk når du pålegger deg selv oppgaver neste gang. Lar du vær å reforhandle vil listen din være en kilde til stress og det er motsatt opplevelse av hva vi ønsker å oppnå.

En reforhandlet avtale er ikke en brutt avtale