Denne artikkelen om Leser du samme epost 12 ganger? ble første gang publisert i Aftenposten i Jobbseksjonen på søndag 11.01.2015. Se oversikt over alle publiserte artikler her.
Spørsmål: Hei! Jeg har fulgt med på spalten, og har sett du har skrevet om at man skal ha null epost i innboksen. Og jeg lurer på hvorfor det?
Jobbeksperten: Den største grunnen til at man skal oppnå det vi kaller Inbox Zero – altså null epost i innboksen – er følgende: Alt annet er rett og slett lite effektivt.
Leser du samme epost 12 ganger?
Studier viser at vi leser hver enkelt epost i innboksen gjennomsnittlig 12 ganger – på jakt etter om vi skal gjøre noe med den, og i så fall hva.
Dette gjelder selvsagt ikke deg – du leser sikkert epostene gjennomsnittlig kun 6 ganger. Men er ikke det 5 ganger for mye? Det er vel langt mer effektivt å lese en epost kun én gang – for så straks å beslutte hva du må gjøre med den.
Behandle eposten til null
Dette er hva vi kaller Behandle-fasen i Getting Things Done (GTD)-metodikken.
Du setter av tid til å Behandle innboksen din så mange ganger du må i løpet av en dag.
Du leser én og én epost, og beslutter hva den betyr – samt hva du eventuelt må gjøre med den. Deretter parkerer du resultatet av denne tenkningen inn i GTD-systemet ditt.
Denne metoden sikrer ikke bare en effektiv behandling av epostene dine. Du får i tillegg full oversikt over innboksen – og utelukker muligheten for at e-post (du skulle gjort noe med) forsvinner i mengden.
Du får med andre ord verdifull kontroll over innboks og epost.
Om du ikke tar kontroll over eposten din – tar den kontroll over deg.
Morten P. Røvik
