Denne artikkel stod første gang på trykk januar 2023 i Aftenposten, Adresseavisen, Agderposten, Bergens Tidende, Fædrelandsvennen, iTromsø, Romsdals Budstikke, Stavanger Aftenblad, Sunnmørsposten og Varden
Vi har vel alle støtt på mennesker i arbeidslivet som vi har synes har vært vanskelige å forholde oss til eller bare rett og slett har gjort ting som har irritert oss. Noen ganger er andre menneskers adferd rett og slett uforståelig for oss. “Hvordan kan hen si det eller gjøre slikt?” Om vi ikke tar disse samtalene med en gang noe inntreffer så kan de få vokse og bli til et mønster som er vanskeligere å bryte.
Avgjørende samtaler
Noen ganger så er det nødvendig å adressere problemer og uønsket adferd, og ta en avgjørende samtale med vedkommende. Disse samtalene kjennetegnes av tre ting i henhold til metodikken beskrevet i boken og kurset Crucial Conversations av Joseph Grenny. Motstridende meninger, sterke følelser og mye står på spill. Når slike situasjoner oppstår har vi mennesker lett for å enten trekker vi oss unna, eller så går vi til verbalt angrep. Problemet med disse tilnærmingene er at det ikke løser noe som helst og mest sannsynlig gjør situasjonen verre. Og som leder så er det ditt ansvar at du har et velfungerende team og om du velger en av disse tilnærmingene så gjør du vondt verre.
Det siste du skal gjøre er å ignorere problemer – ta tak så snart de dukker opp på radaren din.
I disse samtalene er det viktig å bevare et kaldt hode og være klar over at fakta og dine og andres historier om disse faktaene ikke er fakta, men historier.
Du må først finne ut av hva du ønsker deg av samtalen og deretter kommunisere det.
Start med hjertet
Fortell f.eks. “Hei. Jeg håpet vi kunne ta en prat. Noe har plaget meg, og jeg vet at hvis vi kunne se på det sammen, kunne vi finne ut av det før det blir en større problem.»
Dette innebærer å etablere og vedlikeholde en psykologisk trygghet i samtalen og som vil bidra til at den andre parten kan åpne opp og bidra til en samlet forståelse av problemstillingen.
Del fakta slik du ser dem
“De siste 5-6 ukene så har du kommet 10-15 minutter for sent til stabsmøtet. Og dette har gjort at vi andre har sittet å ventet på deg. Dine innspill er for viktige til at vi kan starte uten deg.” Del nok fakta til å gi et bilde av situasjonen, men ikke mer. Vær nøye med å ikke farge fakta med din historie. Eks: “Du kommer alltid for sent.”
Del din historie og be om deres
“Når du kommer for sent så tenker jeg at du ikke respekterer vår tid og jeg må innrømme at det er irriterende. Det føles som om vi kaster bort tid som følge av dette. Hva tenker du? Hva slags perspektiv har du på dette? Er det noe jeg ikke har sett eller forstått her? Har du kanskje noen tanker om hvordan vi kan løse opp i dette?”
Når begge parter føler seg trygg på dele sine historier slik at man kan få en felles og samlet forståelse av saken så kan man bevege seg mot å finne en løsning.
“Dette har plaget meg. Og jeg synes det har vært vanskelig å snakke om. Grunnen til at jeg er for sent til møtet er at jeg må levere i barnehagen på morgenen. Og kan ikke ta den vanlig toget jeg tar. Er det mulig at vi startet møtet 15 minutter senere? Da kan jeg være på tiden.”
Vær selvsikker og ydmyk
Du kan være sikker på din mening hører hjemme i den samlede forståelsen av problemstillingen og det ikke er noe som kan overkjøres. Samtidig anbefaler jeg at du er ydmyk til at din mening ikke er all mening. Du eier ikke sannheten og dine historier er ikke noe annet enn historier hjernen din lager omkring fakta.
Behold opplevelsen av trygghet
Om du merker at samtalen preges av angrep eller unnvikelse så er det en indikasjon at den andre ikke opplever seg trygg. Det er din jobb som leder å bistå dere begge å oppleve at dette er trygt å snakke om. Så ta et steg tilbake opp minn deg selv om hva du ønsker å oppnå og gå tilbake til Start med hjertet.
Lykke til med dine avgjørende samtaler!
Morten Røvik
